Smart Templates ¿Qué son y cómo funcionan?

Tras la vuelta de las vacaciones, hemos retomado nuestros encuentros virtuales, esta vez, sobre el papel que juegan las Smart Templates en las LegalTech, gracias a nuestro Comité de Innovación y Tecnología, coordinado por Isabel Ariza Crespo, directora y fundadora de Ariza Capital, quien ha moderado el evento.

La coordinadora del Comité de Tecnología e Innovación de la CCBE, Isabel Ariza, nos avanza las novedades que trae consigo esta Comisión, y la importancia que tiene este primer evento debido al gran proceso de digitalización que estamos viviendo (Smart Contracts, blockchain, criptodivisas, ciberseguridad… etc.). Todo ello bajo el paraguas de la conectividad 5G, la nueva realidad de la conexión mundial.

La sesión, ha contado con la presencia de Danilo Lozano Junior, socio director de LVA Advogados y Andrés Laserna, regional manager en Latinoamérica y España en Legito. Quienes han abordado las diferentes oportunidades que presenta el sector de la gestión documental, gracias a la implementación de las Smart Templates.

Por su parte, Danilo Lozano, socio director de LVA Advogados, nos hace una breve introducción sobre su despacho antes de presentar a su partner, Andrés Laserna, regional manager de Legito, LegalTech especializada en la automatización de documentos.

¿Qué problemas solucionan las Smart Templates?

Gracias a las Smart Templates, se reduce lo máximo posible el tiempo que se tarda en redactar documentos muy parecidos entre sí, pero que siempre hay que modificar, maquetar…etc. Asimismo, se evitan problemas humanos que pueden comprometer a una organización.

A través de los sistemas de software; se ahorra hasta un 90% de tiempo a la hora de redactar contratos o documentos necesarios para cualquier compañía. No sólo ahorran tiempo, sino que también se pueden programar para poner alertas, como cuando se vencen los servicios prestados.

Sin olvidar que, además, tener plantillas organizadas, nos permite adaptarlas para cualquier sector con tan sólo un clic. También permite añadir diferentes anexos, así como la posibilidad de que se auto rellenen con los nombres de los participantes del contrato.

Por otro lado, las Smart Templates permiten programar las diferentes casillas que puede contener un contrato, para que se ajusten a la legalidad vigente. Por otro lado, esta automatización permite eliminar errores humanos.

Otra de las ventajas que tenemos con este tipo de documentos, es que cuando se crean, se guardan en un sistema de gestión que, con tan solo una búsqueda, podemos encontrar el contrato en cuestión de pocos segundos, ahorrando mucho tiempo.

Las plantillas inteligentes, van más allá de rellenar el formulario, sino que, con esta tecnología, tan solo tenemos que compartir un enlace, para que la persona interesada pueda rellenar sus datos y; la organización sea la encargada de crear los anexos y documentación estandarizada y revisada.

Además de todas estas ventajas previamente expuestas, también se pueden crear los documentos adyacentes que acompañan normalmente un contrato; como por ejemplo una factura y la posible traducción a diferentes idiomas.  

¿Qué es la gestión documental avanzada?

Se trata de una organización virtual al acceso a los documentos; de tal manera que nuestro equipo pueda acceder a la plataforma en base al nombre del cliente en cuestión. Además, el cliente podría buscar también sus propios documentos en la plataforma, sin desproteger los documentos que tengamos nosotros guardados dentro.

Flujos de trabajo

Los documentos inteligentes mejoran los flujos de trabajo, supongamos por un segundo que nos somos un abogado junior y necesitamos aprobación por parte de nuestro superior.

La persona que crea el documento, puede no solo acceder a todos los documentos de la plataforma; sino que también podría solicitar la aprobación de dichos documentos, sin necesidad de cruzar numerosos emails.

Desde la CCBE, creemos que es importante dar visibilidad a las nuevas oportunidades que suponen este tipo de innovaciones y, gracias a nuestro Comité de Innovación y Tecnología, pretendemos informar a nuestros socios de las novedades en estos sectores en los sucesivos eventos que promoveremos.