¿Cómo gestionar la vuelta a la actividad presencial en el ambiente de trabajo?

Ante la extraordinaria situación marcada por la COVID-19, están surgiendo nuevos interrogantes a la hora de volver al puesto físico en el trabajo. Por este motivo, la Cámara de Comercio Brasil-España (CCBE) ha organizado un nuevo encuentro virtual junto al despacho de abogados Mattos Filho para ofrecer una visión multidisciplinar sobre las medidas y los aspectos a tener en cuenta en la retomada de las actividades presenciales en el ambiente laboral: cuestiones regulatorias, sanitarias, laborales, de compliance y protección de datos.

La sesión, que ha contado con la traducción simultánea de Eloisa Cerdán, CEO de Cerdán Traduções, ha sido inaugurada por Carolina Carvalho, consultora de la CCBE, quien ha querido mostrar en nombre de la Cámara sus condolencias por el reciente fallecimiento de José Eduardo Carneiro Queiroz, socio director de Mattos Filho.

Por otra parte, la Consultora de la CCBE también ha destacado que, debido a la crisis de la pandemia, “muchas empresas que prestan servicios no esenciales han desarrollado su trabajo de manera remota tanto en Brasil como España. Muchas de ellas ya están planificando la reanudación de la actividad presencial y, para ello, es fundamental conocer las medidas que garanticen la seguridad de los equipos, clientes y stakeholders”.

Cuestiones regulatorias y sanitarias

Ana Cândida Sammarco, socia en Mattos Filho, ha abordado los aspectos obligatorios desde el ámbito regulatorio y sanitario. En primer lugar, se debe “analizar si en el municipio donde opera la empresa existe una serie de regulaciones adicionales, además de verificar la existencia de regulación sectorial. Así pues, hay que monitorizar las actualizaciones para que el plan de mitigación de riesgos sea reevaluado siempre que sea necesario”, ha declarado.

Haciendo hincapié en los temas sanitarios, las compañías tienen que comunicar a los empleados las medidas adoptadas, verificar las especificaciones y limitaciones de cada tipo de prueba de diagnóstico que se ofrecerá a los trabajadores, asegurar el cumplimiento de la notificación obligatoria de casos de COVID-19 a las autoridades sanitarias, manteniendo la confidencialidad de los datos de salud de los empleados, implementar políticas de monitoreo y detención de empleados potencialmente expuestos al virus o que estén infectados, así como proporcionar asistencia remota a los colaboradores y familiares dependientes. 

Medidas laborales

Tanto las cuestiones regulatorias como sanitarias guardan relación con las laborales. En este sentido, José Daniel Gatti Vergna, abogado senior en Mattos Filho, ha indicado que “en la medida de lo posible, hay que mantener a los empleados de grupos de riesgo en trabajo remoto. Se recomienda alterar las rutinas y los horarios de trabajo, además de seguir considerando la opción del teletrabajo, cuando sea posible. Otros aspectos a considerar es que se debe establecer un protocolo interno para reuniones, viajes de negocios, eventos o vacaciones de los empleados y, sobre todo, las empresas tienen que reorganizar el entorno de trabajo, considerando los controles y las recomendaciones de los expertos como, por ejemplo, la ventilación, calidad de agua, instalaciones de las barreras físicas, suministro de equipo de protección personal, etc. Esta última medida está relacionada con el hecho de diseñar un protocolo de comunicación y capacitación para los empleados, así como protocolos para la organización del personal y alteraciones prácticas en las relaciones laborales”, ha asegurado el Abogado de Mattos Filho.

Protección de datos y Compliance

Para finalizar la sesión, Thiago Luís Santos Sombra, socio en Mattos Filho, ha analizado dos temas que, de manera indirecta, también están influyendo en las medidas adoptadas por las empresas tras la crisis de la epidemia. Dichos temas son la protección de datos y las materias en compliance.

En relación a la protección de datos, tanto Brasil como España deben asegurar el cumplimiento de la Ley General de Protección de Datos con el objetivo de ejecutar medidas técnicas administrativas, que garanticen la protección de los datos de los empleados. Por ello, “no se puede utilizar los datos de salud recabados en el contexto del COVID-19 para fines distintos de los previstos en las leyes aplicables. Además, se tiene que proporcionar información clara y detallada sobre las prácticas y procedimientos llevados a cabo por la compañía y, en el caso de utilizar aplicaciones de rastreo de contactos o cámaras termográficas, es fundamental contar con una base legal para tratar dichos datos”, ha explicado Santos Sombra.

Por último, y en cuanto a las políticas de compliance, no solo tienen que estar visibles en las plataformas de la empresa como web o intranet, sino que también se deben comunicar de manera eficaz, reforzando las prácticas de los empleados y orientando las decisiones a partir de principios éticos.